Digitalización en la nube para pequeñas oficinas

Hace 7 años en este mismo blog publicaba un post sobre digitalización para pequeñas oficinas apuntando a soluciones sencillas para resolver una problemática que existe en cualquier segmento de empresa: la de contar con un respaldo digital de nuestra documentación en papel y empezar a ganar experiencia en gestión basada en documentos electrónicos.

Los consejos que voy a dar son esencialmente los mismos, sin embargo ¿Que cambio en estos últimos años?

digitalizacion cloud


Escaneo a la nube

Haciendo uso de una cuenta gratuita de Dropbox o Google Drive podemos subir, buscar, compartir e incluso editar documentos digitalizados. Basar nuestro almacenamiento de documentos en la nube nos provee una serie de ventajas como: acceso desde múltiples equipos incluyendo móviles, facilidad a la hora de compartir información, resguardo de la información y sincronización automática.

Pero el punto está en poder encontrar fácilmente los documentos cuando los necesitemos. Para les aconsejamos lo siguiente:

PDF buscable (Searchable PDF): El formato PDF con texto embebido proveniente de un proceso OCR full text es muy conveniente. Muchas aplicaciones permiten generarlo incluyendo aplicaciones de escaneo que vienen en conjunto con scanners de escritorio o incluso impresoras multifunción. Utilizando este formato nuestras imáganes tendrán contenido que puede ser indexado por los motores de búsqueda de los servicios de Dropbox o GDrive y así podremos encontrar información haciendo búsquedas por contenido

Indexación simple: Renombrar los archivos digitalizados con algún dato clave es una practica sencilla y muy útil para darle orden a nuestros documentos y permitir que los encontremos fácilmente a posterior. Esto lo logramos mediante una aplicación que nos permita una indexación por códigos de barra, OCR zonal o manual de un campo. Aplicaciones básicas de escaneo como Kodak CapturePro Limited Edition, Canon Capture Perfect o Avision AVScan tienen esta capacidad, en algunos casos la detección de códigos de barra requieren de un opcional con cargo adicional como es en el caso de Avision y Canon.

Si bien las capacidades de muchos servicios en la nube son suficientes para buscar y consultar documentos digitalizados en algún punto va a ser recomendable migrar a una plataforma con capacidades de organización y colaboración mas complejas. Para esto recomendamos Alfresco Comunity como una excelente opción para los que ya deseen contar un sistema de gestión de contenidos (ECM) donde basar su gestión de documentos digitales y aquellos provenientes de papel.

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