Despachantes de aduana: ¿obligados a digitalizar?

En base a la nueva resolución 2573 de AFIP que cede a los despachantes la responsabilidad de guardar la documentación aduanera, estos se ven ante la problemática no solo de almacenar físicamente los mismos sino además mantener imágenes digitalizadas de estos documentos para ser enviados a la DGA ante un requerimiento.



Una de las soluciones propuestas es la de digitalizar despachos e indexarlos en base al numero correspondiente, a su vez estos archivos pueden ir adjuntados y almacenados en el sistema de gestión. Esta solución no revierte grandes complicaciones si se encara de manera ordenada y con un equipamiento idóneo.

Aun almacenando los archivos de imágenes (PDF preferentemente) directamente en carpetas en un servidor de archivos, se puede conformar un repositorio ordenado y confiable. ¿Que puntos tener en cuenta para llegar a una solución “do it yourself”?
Separación de lotes. Considerando un despacho como una unidad de documentos, deberán escanearse por separado. Para digitalizar volúmenes mayores algunos scanners permiten la inclusión de separadores de lotes con un código de manera que el equipo pueda finalizar el archivo y comenzar uno nuevo cada vez que encuentra uno, así se puede alimentar el scanner con varios despachos a la vez y el equipo los separará

Alimentación automática. Para que la operación se ágil se necesita un equipo con ADF (Automatic Document Feeder). Este puede ser el alimentador de un equipo multifunción, aunque contar con un digitalizador de documentos profesional tendrá otras ventajas adicionales que sumaran velocidad y calidad al proceso de captura de imágenes.

Almacenamiento indexado. Los archivos tendrán que tener un nombre correspondiente a un código “buscable”, como ser el número de despacho, en el nombre de archivo. Si tenemos presente que con un código es suficiente para encontrar un despacho completo, si efectuamos esta tarea de manera manual, no debería ser tan trabajoso como parece. Si el volumen es mayor y necesitamos automatizar este proceso podemos utilizar un software con indexación automática como ser imageWare Scan Manager.

Resguardo. Está demás decir pero no existe repositorio confiable si no cuenta con una política de backups que se cumpla, o sea que hagamos las copias con la periodicidad que consideremos suficiente. Aunque contemos con el archivo original almacenado, se perderá tiempo valioso si se “borra” información en el camino y tenemos que capturarla nuevamente.

Comentarios

  1. Porque ir de atrás para adelante? La DGA debería modernizarse para que los despachos los pueda firmar digitalmente el despachante interviniente y los oficiales aduaneros deberían cumplir conforme o no y demás información online en el SIM para que directamente se pueda levantar el PDF con el despacho completo sin necesidad de manejar el papel que luego hay que digitalizar perdiendo calidad, tiempo y plata....

    ResponderEliminar
  2. German, gracias por tu comentario. Evidentemente lo que porpones seria un esquema optimo. Sin embargo seguimos recayendo en que la operatoria actual aun requiere de manejo de documentos físicos con sus respectivos sellos y firmas la cual en algun punto tendrá que ser digitalizada y esa tarea es la que la DGA esta delegando en los despachantes, ademas de la guarda del físico que aun no debe almacenarse

    ResponderEliminar

Publicar un comentario

Entradas populares de este blog

Código de barra 2D en nuevo DNI argentino

Como está compuesto el código de barras AFIP en Facturas electrónicas

Como digitalizar un DNI y reconocer su código de barras con Kofax Express