y ahora ¿Que hago con las facturas electrónicas que recibo?

Era algo que se veía venir hace muchos años, se suplantaría la factura impresa por la factura electrónica. Y mas allá de los beneficios que esta medida le brinda a la AFIP, a la mayoría de nosotros nos viene a la mente una idea de gestión electrónica, modernización, eliminación del papel, procesos mas ágiles de gestión etc.

Pero en la práctica el panorama dista mucho de ese ideal. La mayoría de las empresas siguen basando en papel su gestión de pago a proveedores. ¿Pero no dijimos que ahora tenemos factura electrónica? Si, recibimos una factura electrónica que luego imprimimos y luego viaja de escritorio en escritorio para gestionar su pago

Esto deja a las claras que la implementación de la factura electrónica no es suficiente para preparar a nuestra empresa para una gestión electrónica de pago a proveedores con documentos digitales.

¿Que hace falta entonces?

La respuesta está en la integración. Se requiere de el "enganche" de nuestro sistema de gestión (ERP) con esos archivos adjuntos que nos mandan los proveedores. Debemos tener en cuenta al menos estos 3 puntos:

1. En primer lugar debemos contar con un sistema que gestione la recepción de los documentos digitales el cual deberá registrar el momento de la recepción a efectos de trazabilidad.
2. Luego es necesario localizar la información requerida contenida en el documento. Como hasta el momento no hay modelos de datos estándares para el intercambio de facturas en Argentina (si los hay para la solicitud de autorización a AFIP para la obtención del CAE). En este punto debemos utilizar métodos de localización de información mediante análisis de datos.
3. Finalmente la entrega de documentos con campos de datos requeridos (metadatos) al sistema de gestión. En algunos casos donde el flujo de aprobación y gestión de pagos revierte mayor complejidad y el sistema de gestión no lo contempla se puede utilizar una herramienta de BPM o Workflow documental.

Existen soluciones especificas para estos casos provistas por los principales desarrolladores de software de captura a nivel mundial como IBM Datacap o Kofax KTM. A su vez también hay disponibles soluciones cloud en el mercado como el servicio de Digi24 AP para procesamiento de facturas electrónicas (y facturas escaneadas). Las ventajas del servicio cloud son un menor costo total de propiedad, rápida implementación y mayor flexibilidad al momento de integrarse con diversos sistemas ERP o BPM.

El ideal de la gestión electrónica en reemplazo del papel está a la mano, pero hay que construir algunos "puentes" para lograr articularla de manera confiable y consistente.