Digitalización para pequeñas oficinas

Ver tambien: Digitalización en la nube para pequeñas oficinas 

La abundancia de herramientas de software y equipamiento a veces hace difícil la tarea de encontrar la solución correcta; rápida y confiable, fácil de instalar, que en definitiva logre el ahorro de tiempos y nos de la seguridad suficiente. Consideremos algunas funciones que nos pueden dar una solución ágil:

PDF buscable (Searchable PDF): mediante el OCR de pagina completa el texto queda embebido en el archivo PDF lo cual habilitara las búsquedas de texto completo, sean desde Windows, Google Desktop o alguna otra herramienta.

Reconocimiento de códigos de barra: Si tenemos documentos con códigos de barra o agregamos alguno, podemos utilizar la función de reconocimiento incluida en el controlador de muchos scanners de documentos (por ej. línea DR de Canon) que permite reconocer cualquier código encontrado en el documento e incluir el valor reconocido en el nombre del archivo.

Sharepoint services (WSS): Aunque el tema de sharepoint es muy extenso, se pueden implementar soluciones simples con Windows Sharepoint Services (sin cargos de licencia adicional para Windows 2003 / 2008 Server) para manejar documentos digitalizados y compartirlos en la red o por Internet. El modulo de documentos compartidos nos puede servir para importar y exportar documentos de imágenes a los cuales podremos cargarles información especifica mediante la creación de columnas de propiedades y así agilizar las búsquedas. Además ya existen distintas aplicaciones de captura que se integran tanto con Sharepoint Services como con Office Sharepoint Server como ser eCopy y Scan Manager de Canon.




Equipamiento: En base a nuestra necesidad podremos utilizar un equipo multifunción para digitalizar o un scanner de documentos, lo importante es que hagamos un cálculo aproximado de documentación diaria promedio a procesar para elegir el equipamiento necesario.


Los scanners de documentos con alimentador del segmento workgroup suelen manejar un rango de 700 a 1500 documentos por día a diferencia de una impresora multifunción cuyo ADF a lo sumo soportará unos 200 documentos diarios.

Solución Cloud: Escribí este post 6 años atras, ahora agrego esta opción en base a la tecnologia disponible y siguiendo las tendencias actuales. Una solución cloud de procesamiento de imagenes permite contar con motores robustos de reconocimiento, soporte 24 horas y multiples posibilidades de integración a almacenamiento online gratuito como Google Drive o Dropbox. Es es el caso de CamaleonCloud. Lo invitamos a conocer mas acerca del servicio con una demostración online personalizada acorde a sus necesidades. Saludos!

Gabriel Marin Brito

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